Pelatihan Karyawan Baru: Tips dan Strategi Terbaik dari Para Ahli

Anda tentu tidak akan memberikan kunci mobil kepada seseorang yang baru mengikuti satu sesi kursus mengemudi, bukan? Hal yang sama berlaku untuk karyawan yang baru saja melewati proses rekrutmen. Jangan buru-buru mendorong mereka terjun ke lapangan sebelum siap. Berikan pelatihan yang menyeluruh agar mereka bisa lancar menyesuaikan diri dengan peran barunya.

Kami meminta para ahli eLearning untuk berbagi wawasan tentang cara melatih karyawan baru dengan efektif. Kami merangkum panduan langkah demi langkah yang dapat membantu Anda menyusun proses pelatihan yang terstruktur. 

Apa Itu Pelatihan Karyawan Baru?

Pelatihan karyawan baru adalah bagian dari proses orientasi (onboarding) yang bertujuan untuk membantu mereka memahami peran serta budaya perusahaan atau tim. Program ini menjadi dasar bagi produktivitas, perkembangan, dan kesuksesan profesional karyawan dalam jangka panjang. 

Secara umum, program pelatihan karyawan baru mencakup:

• Pengenalan budaya dan nilai-nilai perusahaan
• Pelatihan kepatuhan dan keselamatan kerja
• Pelatihan skill khusus sesuai deskripsi pekerjaan
• Pengenalan alat dan teknologi utama yang digunakan 
• Program dukungan dan pendampingan (mentorship)

Manfaat Pelatihan Karyawan Baru

Dulu, ketika karyawan bertahan di satu perusahaan selama bertahun-tahun, mereka bisa belajar langsung di tempat kerja. Namun, di era sekarang, dengan tingkat pergantian karyawan yang tinggi – 38% orang mengundurkan diri dalam tahun pertama – perusahaan tidak bisa lagi melatih setiap karyawan baru secara individual. Namun perusahaan masih bisa membantu karyawan baru beradaptasi dengan bantuan eLearning.

Berikut beberapa manfaat utama dari pelatihan karyawan baru secara online: 

• Menghemat waktu dan biaya. Anda tidak perlu terus-menerus membuat program pelatihan baru atau melibatkan karyawan lain untuk melatih setiap karyawan baru.
• Menjaga standar kompetensi. Pelatihan online memastikan konsistensi informasi di seluruh perusahaan, bahkan untuk bisnis dengan banyak cabang dan departemen. Semua karyawan mendapatkan pelatihan yang sama tanpa perbedaan kualitas.
• Fleksibel, bisa belajar kapan saja, di mana saja. Karyawan baru dapat mengakses materi pelatihan 24/7, bahkan melalui perangkat seluler.
• Meningkatkan retensi informasi dalam jangka panjang. Berbagai studi menunjukkan bahwa eLearning membantu karyawan mengingat informasi lebih baik dibandingkan dengan pelatihan tatap muka tradisional. 

Michael Sheyahshe, seorang pengembang eLearning dan ahli teknologi dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, menjelaskan mengapa pelatihan online adalah solusi ideal bagi perusahaan: 

Pelatihan online dapat direplikasi dan diulang sesuai kebutuhan, tanpa harus mengalokasikan waktu, sumber daya, dan biaya tambahan untuk pelatihan tatap muka di dunia nyata.

Selain itu, pelatihan online mempersiapkan karyawan untuk bekerja di luar lingkungan kantor.

Keunggulan lainnya adalah modularitas. Sebuah kursus dapat mencakup berbagai media, seperti video, yang bisa dihapus, diperbarui, atau ditambahkan sesuai kebutuhan. Dengan fleksibilitas ini, materi pelatihan memiliki masa pakai yang lebih lama.

Cara Melatih Karyawan Baru: 5 Langkah Penting

Pelajari cara melatih karyawan baru secara cepat dan efektif melalui eLearning dengan lima langkah praktis berikut. 

Langkah 1. Identifikasi skill dan prosedur penting yang harus dikuasai karyawan baru

Program onboarding karyawan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan gaya belajar karyawan. Untuk memastikan hal ini, mulailah dengan:

• Menentukan peran dan tanggung jawab utama untuk memahami kebutuhan setiap posisi
• Mengumpulkan masukan dari para pemimpin tim mengenai skill dan pengetahuan yang diperlukan
• Meninjau kebijakan perusahaan agar semua prosedur yang relevan tercakup
• Mengidentifikasi alat dan teknologi utama yang harus dikuasai karyawan baru
• Memprioritaskan topik pelatihan yang paling penting agar mereka siap sukses dalam perannya

Tips tambahan: Mintalah feedback dari karyawan lama untuk mengetahui bagian onboarding mana yang sudah efektif dan mana yang perlu diperbaiki. 

Langkah 2. Buat program pelatihan karyawan baru yang terstruktur

Pelatihan karyawan baru tidak bisa disamakan untuk semua orang. Namun, ada satu hal yang wajib dijalani semua karyawan di awal masa kerja mereka, yaitu onboarding training. Dengan bantuan teknologi eLearning, Anda bisa membuat program pelatihan cukup sekali dan memberikannya pada semua karyawan baru. 

Julia Somova, Manajer Pelatihan dan Pengembangan di iSpring, membagikan pandangannya mengenai aspek penting dalam pelatihan karyawan baru agar mereka bisa sukses dalam jangka panjang.

Julia Somova, Manajer Pelatihan dan Pengembangan di iSpring

Tentu saja, program ini dapat berbeda tergantung industri dan kebijakan perusahaan Anda. Namun, tiga elemen berikut hampir selalu dibutuhkan di setiap organisasi.

• Kursus pengenalan perusahaan. Jelaskan misi, nilai, dan tujuan perusahaan, serta gambaran produk atau layanan yang ditawarkan. Perkenalkan juga siapa pelanggan dan pesaing utama. Jangan lupa untuk menunjukkan struktur organisasi agar karyawan baru memahami posisi mereka, departemen terkait, serta peluang pengembangan karier di dalam perusahaan.
• Pelatihan kebijakan dan prosedur umum. Berikan informasi seputar jam kerja, cuti, kebijakan gaji, aturan berpakaian, promosi, sistem penghargaan, hingga prosedur reimbursement.
• Kursus kepatuhan dan regulasi. Cegah kebingungan dan potensi masalah, dengan menjelaskan aturan perusahaan serta aspek keamanan dan hukum, seperti kebijakan anti-pelecehan, keberagaman, dan keselamatan kerja. 

Saat menyusun program pelatihan karyawan baru, penting juga untuk menyertakan asesmen guna mengukur pemahaman mereka. Patti Shank, pakar pembelajaran berbasis bukti di tempat kerja, menekankan bahwa “pelatihan tidak cukup hanya menyampaikan materi.

Patti Shank, PhD 

Kita perlu memastikan bahwa karyawan baru benar-benar memahami materi yang diberikan dan mengidentifikasi kesenjangan yang perlu diperbaiki. Selain itu, mereka harus mampu menerapkan pengetahuan tersebut dalam pekerjaan sehari-hari.

Misalnya, Anda dapat menambahkan kursus kepatuhan dalam program onboarding, lalu meminta karyawan baru mengikuti tes setelah menyelesaikannya. Atau, jika melatih staf penjualan atau layanan pelanggan, Anda bisa menyertakan simulasi percakapan untuk membantu mereka mengembangkan skill komunikasi dalam lingkungan yang aman. 

Simak kursus demo berikut untuk melihat simulasi dialog secara langsung:

Simulasi Dialog Penjualan Mobil

Langkah 3. Siapkan semua materi pelatihan

Setelah menyusun kerangka program pelatihan, saatnya menyiapkan materi eLearning. Ada tiga pilihan utama dalam pembuatan konten pelatihan:

• Mengembangkan kursus sendiri di dalam perusahaan
• Menggunakan jasa pihak ketiga untuk membuat kursus
• Membeli kursus siap pakai yang sudah tersedia

Yang mana pilihan terbaik untuk pelatihan karyawan baru? Marina Arshavskiy, Spesialis Desain Instruksional dan eLearning, memberikan pandangannya mengenai hal ini: 

Hal pertama yang perlu dipastikan adalah apakah Anda memiliki sumber daya untuk membuat materi sendiri. Jika tidak, pertimbangkan untuk menggunakan jasa pihak ketiga atau membeli kursus siap pakai. 

Topik dan tujuan kursus akan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat. Misalnya, pelatihan tentang kepemimpinan, keselamatan kerja, atau etika penjualan bisa dibeli langsung karena biasanya sudah dibuat oleh para ahli industri. Kursus seperti ini juga lebih praktis karena dapat langsung diunggah ke LMS dan digunakan segera. 

Tentu saja, biaya untuk membeli kursus siap pakai jauh lebih rendah dibandingkan dengan pengembangan kursus khusus. Namun, jika pelatihan ditujukan untuk banyak karyawan dan bersifat spesifik bagi perusahaan, maka menggunakan jasa pihak ketiga mungkin lebih tepat. Pengembang eLearning profesional dapat bekerja sama dengan para ahli di perusahaan Anda untuk menciptakan kursus interaktif dengan skenario, simulasi, dan asesmen yang menarik. 

Sementara itu, untuk kursus yang sangat spesifik bagi perusahaan Anda, seperti pelatihan produk atau kebijakan internal, lebih baik mengembangkan materi di dalam perusahaan. Hal yang sama juga berlaku saat menyusun kursus orientasi untuk karyawan baru. Karyawan internal lebih memahami detail dan kebutuhan perusahaan, sehingga pelatihan akan lebih relevan dan akurat.

Singkatnya, membeli kursus siap pakai memang praktis, tetapi tidak selalu sesuai. Di sisi lain, menggunakan jasa pihak ketiga bisa mahal. Jika Anda ingin mengetahui estimasi biayanya, silakan baca artikel kami tentang perkiraan biaya pembuatan konten eLearning. Kabar baiknya, siapa pun kini bisa membuat kursus eLearning tanpa perlu skill coding — berkat software pembuatan kursus. 

Misalnya, dengan iSpring Suite, Anda bisa membuat kursus yang menarik dan interaktif, lengkap dengan kuis, screencast, dan simulasi peran. Software ini memudahkan Anda menyusun konten berkualitas tinggi dalam waktu singkat. Jika Anda sudah memiliki materi kebijakan dan prosedur perusahaan dalam format PowerPoint, Anda bisa mengubahnya menjadi kursus interaktif hanya dalam beberapa klik. 

Lihat panduan kami tentang cara membuat kursus eLearning online sendiri, yang merupakan rangkuman dari serangkaian webinar langsung bersama Michael Sheyahshe. 

Langkah 4. Menyampaikan program pelatihan karyawan baru

Tentu saja, Anda bisa mengirimkan kursus melalui email atau membagikannya lewat aplikasi chat. Namun, cara ini kurang optimal karena materi sulit ditemukan dan pelacakan pelatihan menjadi lebih rumit.

Untuk menyederhanakan proses pelatihan dan meningkatkan pengalaman belajar, banyak organisasi menggunakan learning management system (LMS). LMS adalah platform online untuk menyimpan, mengatur, dan menyusun berbagai jenis materi pembelajaran serta mengelola seluruh siklus pelatihan. 

Jika Anda berencana berinvestasi dalam LMS, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Jeffrey Dalto, seorang profesional di bidang pembelajaran dan kinerja di tempat kerja, menekankan bahwa salah satu faktor terpenting adalah memilih platform yang mudah digunakan. 

LMS bisa dianggap ‘mudah’ dalam berbagai cara. Pertama, sebaiknya sistem ini berbasis cloud, sehingga Anda tidak perlu menginstal software khusus, dan proses pemeliharaan, perbaikan bug, serta pembaruan menjadi lebih sederhana.

Yang tidak kalah penting, pilih sistem yang mudah digunakan baik oleh administrator maupun (terutama) oleh karyawan. Antarmuka harus intuitif, serta memiliki fitur panduan bawaan yang membantu pengguna memahami fungsi tertentu dengan cepat.

Cara terbaik untuk memastikan LMS mudah digunakan oleh admin dan karyawan adalah dengan melibatkan kedua kelompok ini dalam proses evaluasi LMS. Jangan sampai melakukan kesalahan umum dengan tidak melibatkan calon pengguna dalam pemilihan sistem.

Untuk mengetahui hal lain yang perlu dipertimbangkan saat memilih platform pembelajaran, silakan baca artikel kami tentang persyaratan LMS. Anda juga bisa mencoba iSpring Learn, LMS yang mudah digunakan namun memiliki fitur lengkap untuk menyampaikan program pelatihan bagi karyawan baru maupun karyawan berpengalaman. 

Langkah 5. Menilai hasil pelatihan karyawan baru

“Kita tidak bisa meningkatkan sesuatu yang tidak bisa diukur” adalah ungkapan yang sering diucapkan oleh para manajer. Prinsip ini sangat relevan dalam pelatihan di tempat kerja. Dengan mengukur hasil pelatihan karyawan baru, Anda bisa menyelesaikan beberapa masalah sekaligus:

• Meningkatkan motivasi karyawan untuk bekerja lebih baik
• Mengetahui apakah karyawan baru telah memenuhi ekspektasi Anda
• Mengidentifikasi kekurangan dalam program pelatihan saat ini untuk diperbaiki

LMS dapat membantu menyederhanakan proses evaluasi dengan mengotomatiskan analisis dan pembuatan laporan. Misalnya, dengan iSpring Learn LMS, Anda bisa melacak progres dan tingkat penyelesaian pengguna, memeriksa detail kuis seperti skor rata-rata dan distribusi jawaban, serta mendapatkan data lengkap tentang kinerja kelompok. 

4 Cara Efektif Melatih Karyawan Baru

Gunakan strategi ini dalam pelatihan karyawan baru agar mereka lebih percaya diri, produktif, dan betah bekerja di perusahaan. 

1. Bangun motivasi karyawan baru sejak hari pertama

Agar karyawan baru bisa beradaptasi dengan cepat dan merasa didukung, pastikan strategi pelatihan orientasi (onboarding) tidak hanya sebatas prosedur formal. Buatlah pelatihan yang lebih interaktif dan menarik sejak awal.  

Andrew DeBell, seorang konsultan pelatihan profesional, membagikan beberapa strategi untuk meningkatkan antusiasme karyawan terhadap pelatihan serta meningkatkan keterlibatan mereka.

Pastikan Anda memiliki rencana komunikasi yang jelas dan terstruktur. Bisa berupa serangkaian email, video perkenalan, atau materi eLearning interaktif yang memperkenalkan pelatihan pada karyawan. Rencana komunikasi ini membantu meningkatkan kesadaran serta membuat karyawan lebih terlibat.

Jelaskan alasan di balik pelatihan ini. Karyawan baru perlu memahami manfaat yang akan mereka dapatkan. Anda bisa membuat serangkaian video pelatihan menarik, menjelaskan apa saja yang akan dipelajari dan apa manfaatnya bagi mereka.

Buat langkah awal yang sederhana dan mudah diikuti. Fokuslah pada pencapaian kecil terlebih dahulu, bukan modul pelatihan yang terlalu panjang dan membebani. Contohnya, minta karyawan baru mengerjakan kuis singkat sebelum pelatihan dimulai atau sekadar login ke sistem baru dan mendapatkan hadiah kecil. Dengan cara ini, mereka akan lebih termotivasi untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Tips tambahan: Luangkan waktu untuk melakukan check-in secara rutin di minggu pertama. Kirim pesan atau email kepada karyawan baru untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dan siap membantu jika ada pertanyaan. Anda juga bisa membuat buku panduan onboarding yang mencantumkan tahapan-tahapan penting agar mereka lebih mudah mengatur waktu dan memahami proses adaptasi di perusahaan. 

2. Buat sistem feedback yang jelas

Memberikan dan menerima feedback secara rutin harus menjadi bagian penting dalam pelatihan karyawan baru. Hal ini membantu mereka memahami apa yang sudah berjalan dengan baik dan bagian mana yang masih perlu diperbaiki. Selain itu, feedback yang efektif juga mendorong komunikasi terbuka serta mempererat hubungan antara karyawan baru, rekan kerja, dan manajer.

Cara membangun sistem feedback yang efektif antara lain: 

• Mengadakan pertemuan rutin secara 1-on-1
• Melakukan evaluasi kinerja berkala
• Menyediakan survei anonim atau tinjauan 360 derajat sebagai bagian dari rencana pelatihan

3. Ciptakan lingkungan belajar yang kolaboratif

Karyawan baru akan lebih mudah belajar dan berkembang jika mereka didorong untuk berkolaborasi. Selain membantu mereka membangun hubungan dengan tim, pendekatan ini juga menumbuhkan sikap proaktif dalam bekerja. Berikut ini beberapa cara untuk menciptakan lingkungan belajar yang kolaboratif:

• Dorong proyek kolaboratif dan tugas kelompok yang melibatkan karyawan baru dan karyawan berpengalaman
• Ciptakan saluran komunikasi terbuka, seperti pertemuan tim dan grup chat online
• Lakukan kegiatan team-building secara rutin, termasuk aktivitas virtual untuk karyawan yang bekerja jarak jauh 

4. Kembangkan tim pelatihan internal seiring pertumbuhan perusahaan

Seiring dengan berkembangnya perusahaan, investasi dalam pengembangan tim pelatihan internal menjadi langkah penting. Dengan memiliki tim khusus, Anda bisa menyusun program onboarding yang lebih terarah dan selaras dengan visi, misi, serta budaya perusahaan. Selain itu, pelatihan yang dikelola secara internal juga menjamin konsistensi skill dan proses pembelajaran yang lebih efektif.

Beberapa peran yang bisa ditambahkan ke dalam tim pelatihan internal: 

• Manajer pelatihan untuk mengawasi program pelatihan
• Desainer instruksional untuk menyusun materi pelatihan yang menarik dan efektif
• Trainer atau fasilitator untuk menyampaikan sesi pelatihan
• Spesialis pembelajaran dan pengembangan (L&D) untuk merancang strategi pengembangan karyawan

Kesimpulan

Pelatihan karyawan baru memiliki peran penting dalam membentuk perjalanan karier dan kontribusi mereka di perusahaan. Dengan strategi pelatihan yang tepat, Anda bisa membantu karyawan baru mencapai potensi terbaik dan meningkatkan kinerja sejak awal. Pastikan proses onboarding di perusahaan Anda dirancang dengan baik, menarik, dan terus diperbarui agar semakin efektif.

Ingin sistem pelatihan yang lebih terstruktur dan efisien? Coba gunakan iSpring Learn! Dapatkan demo gratis dan konsultasi dengan ahli eLearning kami untuk solusi pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda, mulai dari onboarding berkualitas hingga pelatihan spesifik sesuai peran dan sertifikasi karyawan.